Henkilöluottotietojen käsittely työelämässä on erikseen säännelty vuoden 2008 syyskuun alusta lähtien. Aiemmin asiasta ei ole ollut tarkkoja säännöksiä, mikä on mahdollistanut käytännössä sen, että työnantajat ovat voineet pyytää työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilöluottotietoja tilanteissa, joissa sen ei voida katsoa olleen perusteltua. Uusi sääntely selkeyttää tilannetta.
Uuden säännöksen mukaan työnantajalla on oikeus käyttää vain työtehtävään jo valitun työnhakijan tai työtehtäviä saman työnantajan palveluksessa vaihtavan työntekijän henkilöluottotietoja, kun tämän työtehtävät edellyttävät erityistä luotettavuutta ja niihin liittyy mahdollisuus laittoman taloudellisen hyödyn tavoitteluun.
Työnantajan oikeus käyttää työnhakijan tai työntekijän henkilöluottotietoja on rajoitettu tehtäviin:
- joihin sisältyy päätäntävaltaa tai itsenäistä harkintavaltaa tehdä merkittäviä taloudellisia sitoumuksia
- joissa tehtävänä on taloudellisesti merkittävien luottojen myöntäminen ja valvonta
- joiden hoitamiseksi työnantaja antaa pääsyn työnantajan tai tämän asiakkaan suojattuihin liike- ja ammattisalaisuuksiin
- joiden hoitaminen edellyttää sellaisia tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, joiden avulla voidaan siirtää työnantajan tai tämän asiakkaan varoja tai muuttaa niihin liittyviä tietoja
- joiden olennaisena osana on käsitellä ilman välitöntä valvontaa arvoltaan merkittävää määrää rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä
- jotka ovat työnantajan tai tämän asiakkaan omaisuuden vartiointitehtäviä tai
- joiden luonteeseen pääsääntöisesti kuuluu valvomaton työskentely yksityiskodissa
Työnhakijan tai työntekijän henkilöluottotietojen hankinnasta aiheutuvista kustannuksista vastaa aina työnantaja – myös silloin, kun työnhakija tai työntekijä toimittaa tiedot itse työnantajalle tämän pyynnöstä. Työnantajan on pystyttävä arvioimaan työnhakijan tai työntekijän luotettavuus lähtökohtaisesti muiden kuin henkilöluottotietojen perusteella. Henkilöluottotietojen käyttöä työelämässä luotettavuuden arvioimiseksi voidaan pitää tarpeellisena vain tarkoin rajatuissa ja vain tietyissä työtehtävissä.